Sachlicher Brief

Briefarten

Ein Brief ist immer eine schriftliche Mitteilung. Er kann von einer Privatperson an eine andere Privatperson gerichtet sein, dann handelt es sich um einen Privatbrief; von einer Privatperson an eine offizielle Stelle (Behörde, Firma, Institution), dann ist dies ein halbprivater Geschäftsbrief; von einem Betrieb/einer Firma an einen anderen Betrieb/eine Firma oder von einem Betrieb/einer Firma an eine offizielle Stelle. Es handelt sich hierbei um einen Geschäftsbrief.
Nach dieser Einteilung richten sich auch die Wortwahl und der Stil des Schreibers.

Sachliche Briefe

Alle Geschäftsbriefe – auch wenn sie halbprivat sind – sind sachlich abzufassen und es müssen einige formale Festlegungen eingehalten werden.

Diese Art von Brief sollte klar gegliedert, kurz und übersichtlich sein. Am Anfang des Briefes steht links der Briefkopf, der Angaben des Absenders und sechs Leerzeilen darunter die des Adressaten enthält. In der ersten Zeile des Briefkopfes stehen rechts der Ort und das Datum.
Die Betreffzeile wird vom Briefkopf mit vier Leerzeilen abgesetzt, danach folgt die offizielle Anredeformel einschließlich verliehener Titel und Dienstbezeichnungen. Gruß- und Anredeformeln sind übliche Wendungen und sollten vom Schreiber eingehalten werden, um nicht unhöflich zu wirken. Der sachliche Schreibstil sollte sich durch klare Aussagesätze und eine abwechslungsreiche Gestaltung des Satzbaus auszeichnen.

Mit Bild 1 ist der grundlegende Aufbau eines halbprivaten Geschäftsbriefes vorgegeben.

Der Geschäftsbrief hat neben der Funktion des Informationsträgers gleichzeitig eine Repräsentationsfunktion. Er ist die Visitenkarte eines Unternehmens. Deshalb soll für Form und Inhalt besondere Sorgfalt aufgewandt werden.
Die Gestaltung sollte der DIN 676 und DIN 5008 entsprechen.