Protokoll

In Versammlungen von Schüler- oder Lehrerkonferenzen, Vereinen oder Parteien, bei Tagungen von Gremien (Parlament, Aufsichtsrat), bei Wahlen, Gerichtsverhandlungen oder bei der Polizei werden Protokolle angefertigt – überall dort, wo Beschlüsse gefasst oder wichtige Ergebnisse erarbeitet werden. Auch eine Unterrichtsstunde kann man protokollieren, ebenso Projekte und Schülerversuche.

Das Protokoll einer Versammlung ist eine wichtige Gedächtnisstütze. Es ermöglicht jedem Teilnehmer, den Verlauf sowie Ergebnisse oder Beschlüsse nachzuvollziehen. Mitglieder, die nicht anwesend waren, können sich im Protokoll informieren.
Ein Protokoll muss sachlich, korrekt und wahrheitsgetreu sein. Mit seiner Unterschrift bürgt der Protokollant dafür.

Die zwei häufigsten Formen des Protokolls sind das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll.
Während das Verlaufsprotokoll den gesamten Ablauf einschließlich der wichtigsten Redebeiträge und Beschlüsse oder Ergebnisse in schriftlicher Form festhält, beschränkt sich das Ergebnisprotokoll auf die Resultate.
In beiden Protokollformen muss der genaue Wortlaut der Beschlüsse wiedergegeben werden, ebenso die exakten Abstimmungsergebnisse (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen).

Der Schreiber eines Protokolls folgt einem bestimmten Schema.
Darin enthalten sind:

• Ort:
• Datum und Zeit:
• Anwesende / entschuldigt Fehlende:
• Thema:
•  Protokollant:
• Tagesordnung (bei Verlaufsprotokoll):
• Verlauf (bei Verlaufsprotokoll):
• Ergebnisse / Beschlüsse:
• Unterschrift:

Ein Gedächtnisprotokoll fertigt ein Teilnehmer erst nach einer Veranstaltung – aus dem Gedächtnis – an, meist zu privaten Zwecken. Er erinnert sich so später an Punkte, die er für wichtig hält, und schreibt sie auf. Dieses Protokoll hat keinen Beweischarakter, da sein Wahrheitsgehalt von der subjektiven Gedächtnisleistung und Wertung des Schreibers abhängt. Darum trägt es auch keine Unterschrift.

Für das Protokollieren kann sowohl das Präsens als auch das Präteritum verwendet werden. Die Zeitform richtet sich nach der Art des Protokolls.